Das Ein-Personen Archiv im Spannungsfeld zwischen Recherche und Verzeichnung

SkriptDieser Vortrag wurde auf der Fortbildungsveranstaltung der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive am 20. Januar 2015 in Paderborn gehalten.

 Das Ein-Personen Archiv im Spannungsfeld
zwischen Recherche und Verzeichnung

Dienstag, 20.01.2015 – Vortrag 10
Maria Wego M.A., Jugendhaus Düsseldorf

Wie es im Titel bereits heißt, steht ausschließlich das Ein-Personen-Archiv im Mittelpunkt der nun folgenden Ausführung. Sie sind geprägt von meinen Erfahrungen in einem Ein-Personen-Archiv einer katholischen Organisation – welche Besonderheiten dies mit sich bringt, werde ich noch aufzeigen – und so möchte ich kurz ein paar Worte über das Archiv des Jugendhauses Düsseldorf verlieren: Es umfasst das Historische Archiv der Bundesstelle des Bundes der Deutschen Katholischen Jugend (BDKJ) und seiner Vorgängerorganisationen, des Jugendhauses Düsseldorf und des Sportamtes des DJK-Sportverbandes. Träger des Archivs ist das Jugendhaus Düsseldorf, das wiederum neben dem BDKJ auch von der Arbeitsstelle für Jugendseelsorge der Deutschen Bischofskonferenz (afj) getragen wird. Zu den Aufgaben des Referates gehören ferner die Bibliothek und die Dokumentation sowie alles, was unter „Wissensmanagement“ zu fassen ist.

Vieles, was ich gleich ausführen werde, werden sicherlich auch die Kolleginnen und Kollegen aus großen Archiven kennen. Es ist aber zu bedenken, dass es in einem Ein-Personen-Archiv gilt, alles allein zu erledigen: nicht nur die Recherche und die Verzeichnung, sondern auch alle anderen Aufgaben im Archiv von der Benutzerbetreuung über die Materialbeschaffung bis hin zur Post. Vor allem in den Archiven der katholischen Organisationen kommen – wie auch im Jugendhaus Düsseldorf – noch weitere Aufgaben hinzu.

Im Rahmen der Vorbereitungen für diesen Beitrag habe ich eine Recherche einmal aufgezeichnet. Es war einerseits eine zufällige Wahl, andererseits war von Beginn an klar, dass es keine aufwendige Recherche werden wird und diese auch nicht in die tiefsten Tiefen der Verbandsgeschichte führen wird. Was bei einer solchen Recherche passiert bzw. passieren kann, wird allen wohlbekannt sein, dennoch möchte ich es hier einmal zur Verdeutlichung aufzeigen:

Gefragt wurde nach einem Beschluss des BDKJ zur Gründung des Entwicklungspolitischen Arbeitskreises (EPA) „so um 1970“. Bei den Recherchen in den verschiedenen, in Frage kommenden Beständen fand ich dann noch wichtige Informationen für die Chronik und andere derzeit aktuelle Projekte: zum 100. Katholikentag 2016, zur katholische Jugend und Polen (interessant für die Vorbereitungen zum Weltjugendtag in Krakau 2016), zur Sportjugend, zum Goldenen Ehrenkreuz und zum Hungermarsch des BDKJ. Ab einem bestimmten Punkt habe ich mir dann doch weitere Notizen verboten und mich mit der gesuchten „Erklärung der gemeinsamen Studienkonferenz des BDKJ und der AGEJD über Fragen der Entwicklungshilfe“ zufriedengegeben. D.h. ich habe auch der Versuchung widerstanden, mich in das eigentliche Thema zu vertiefen und die Historie der entwicklungspolitischen Arbeit und des Fairen Handels weiter zu ergründen.

Bereits an dieser kleinen Recherche wird deutlich, wie schnell man sich zwischen Themen verlieren kann. Jede und jeder von uns weiß, wieviel mehr dies werden kann, wenn es darum geht für einen Aufsatz oder eine Ausstellung Material zusammenzustellen und auszuwerten, geschweige denn, wenn man den Auftrag bekommt, etwas selbst zu schreiben bzw. eine Ausstellung zu konzipieren. Zugegeben: Nur zu gern stürzt man sich in diese Arbeiten und taucht ab in die Details seines Themas. Endlich kann man den Aktenbergen entfliehen, die man seit Wochen bewertet hat, und ist erleichtert, nicht mehr Gefahr zu laufen, nachts von rostigen Büroklammern und klebenden Sichthüllen zu träumen. Doch die Freude ist meist nur kurz ungetrübt. Erst ganz sacht und leise, dann aber mit jeder weiteren Stunde wird die mahnende Stimme immer lauter, die sagt, dass bei den ein oder anderen Beständen die Schutzfristen schon abgelaufen sind, es doch auch noch weitere Benutzungsanfragen zu diesem und jenem Thema gibt und außerdem auch noch ein Bestand dringend in die Restaurierung muss – aber dafür sind ja leider (oder Gott sei Dank?) die Finanzmittel nicht da und für Fundraising fehlt ohnehin die Zeit. Irgendwie löst man das Dilemma und ist mal mehr und mal weniger mit sich zufrieden. Die Recherche wird erledigt und der nächsten Aktenstoß in Angriff genommen oder die dringenden Arbeiten in einem der eingangs erwähnten anderen Bereichen wie der Bibliothek oder Dokumentation erledigt.

Nun kann man sich jedesmal neu in Zwiespälte der beschriebenen Art bringen und alles so lassen wie es eben ist. Es wird sich meiner Erfahrung nach auch nicht ganz vermeiden lassen. Dennoch hilft es, sich einige Dinge klar vor Augen zu führen und sich einige Regeln zu geben.

Zunächst: Im Archiv des Jugendhauses Düsseldorf wird zwischen internen und externen Anfragen unterschieden. So kann die Nutzung des Archivs durch den Archivträger und durch Wissenschaft, Forschung etc. mit Zahlen belegt werden und hilft bei Diskussionen zum Thema Finanzierung des Archivs. An dieser Stelle wäre es reizvoll mehr zu den Benutzergruppen eines Verbandsarchivs zu sagen. Ich denke dabei beispielsweise an externe Anfragen, die aber von ehemaligen Aktiven der Verbände kommen und die daher eine andere Erwartungshaltung an „ihr“ Archiv haben. Aber das wäre ein eigenes Referat wert, so dass ich es bei dieser kleinen Anmerkung belassen will. Selbstverständlich wird jede Anfrage bearbeitet und zwar wie folgt:

–     Jede/r erhält zeitnah eine Antwort (Eingangsbestätigung) bzw. Beratung, d.h. in der Regel innerhalb von eines Werktages.

–     Ist die Anfrage klar formuliert und rasch zu beantworten, in dem man entweder einen Blick in eine Akte wirft oder auf alte Recherche-Ergebnisse zurückgreift, nehme ich die Recherche in Angriff – da ich mit den Themen und Aktenbeständen vertraut bin, kann ich abschätzen, wieviel Zeit benötigt werden wird – und

–     wenn die Anreise für den Benutzer in keinem Verhältnis zu dem zu erwartenden Ergebnis steht, denn die meisten externen Benutzer kommen nicht aus dem Großraum Düsseldorf.

–     wenn maximal zwei Stunden aufgewendet werden müssen und

–     wenn die Antwort keiner Aktenauswertung bedarf, wie im eben genannten Beispiel also nur ein bestimmtes Dokument gesucht wird. Eine Auswertung für einen anderen vorzunehmen, ist für mich weniger die Frage, ob man die Trägheit – um nicht zu sagen Faulheit – vor allem mancher Studierender unterstützen will oder nicht, sondern es ist eine Frage des wissenschaftlichen Arbeitens. Eine Aus- und damit Bewertung der Quellen losgelöst von anderen Dokumenten kann niemand ernsthaft haben wollen.

 

 

An dieser Stelle noch ein Hinweis für alle Neueinsteiger, um Fragen rasch beantworten zu können: Legen Sie eine Chronik mit Quellenangaben und eine Sammlung Ihrer Recherche-Ergebnisse an, ganz gleich ob analog oder digital. Ich selbst habe gute Erfahrung mit einem kleinen Programm gemacht, dass ich gern auf Nachfrage näher erläutern kann, jetzt aber der Zeit wegen nicht weiter erklären möchte.

–     Die nächste Möglichkeit ist zügiger bearbeitet: Die externe Anfrage ist klar formuliert und es ist auch klar, dass der/die Anfragende selbst in das Archiv kommen muss. Er/Sie bekommt daher Informationen zu den Beständen, in denen er/sie etwas finden kann, sowie Angaben zu einem Besuchstermin und – das ist eine Jugendhaus-Besonderheit – eventuell zur Übernachtungsmöglichkeit in einem der Gästezimmer (da viele externe Nutzer/innen weite Anreisen auf sich nehmen, ist dies eine gern angenommene Serviceleistung).

oder

–     Die interne Anfrage ist klar formuliert und ist – da intern – unausgesprochen mit dem Auftrag verbunden, die Recherche zu übernehmen und die Anfrage mit einer Ausarbeitung zu beantworten. Zumindest im Archiv des Jugendhauses Düsseldorf kommt es selten vor, dass die Referentinnen oder Referenten den Wunsch äußern selbst für die Recherche ins Archiv zu kommen; dem BDKJ-Bundesvorstand fehlt dazu ohnehin die Zeit. Die Recherche und Ausarbeitung als Dienstleistung zu erhalten, ist ein Vorrecht des Archivträgers. Da aber im Falle des BDKJ, des Jugendhauses und auch der afj ein Grundverständnis für die Archivarbeit vorhanden ist, ist im Gespräch rasch zu klären, bis in welche Tiefen vorgedrungen werden soll oder kann und in welchem Zeitrahmen welches Arbeitsergebnis realisierbar ist. Schwierigkeiten ergaben sich durch dieses Vorrecht bislang noch nicht.

Mit diesen Regeln komme ich gut zurecht. Allerdings muss ich gestehen, dass ich immer wieder aufs Neue selbst bremsen muss, um mich nicht von Neugier und Begeisterung fortreißen zu lassen. Aber nicht nur die an bald ablaufende Schutzfristen mahnende Stimme, sondern auch die Neugier auf den Inhalt zahlreicher Umzugskartons hilft letztlich dabei, zeitliche Grenzen nicht zu sehr zu überschreiten.

Soweit zur Recherche und nun noch einige Worte zur Verzeichnung. Ziel ist es, die Bestände mit Ablauf der 40-jährigen Schutzfrist verzeichnet zu haben. Denn einerseits gebietet dies der Auftrag an die kirchlichen Archive und andererseits, erleichtert es die eigene Recherchearbeit bzw. macht sie überhaupt erst möglich. Da jedoch – wie vermutlich bei vielen hier in dieser Runde – umfangreiche Altbestände auf die Verzeichnung warten, ist dies wenig realistisch. Ich habe mich daher für das Prinzip „Schutzfrist und Thema“ entschieden. Je nachdem welche Themen die Forschung verstärkt in den Blick nimmt – in letzter Zeit war dies beispielsweise das Thema Fairer Handel – oder welche Themen für den BDKJ und seine Mitgliedsverbände von besonderem Interesse sind, werden Bestände verzeichnet bzw. bevorzugt verzeichnet. Mit Blick auf die Nutzung durch den Träger bedeutet dies, dass gegebenenfalls die Bestände auch vor Ablauf der Schutzfrist erschlossen werden, da sie für die interne Nutzung und die aktuelle Arbeit des Verbandes wichtig sind (Stichwort das Archiv als das aktive Gedächtnis des Verbandes, also des Gedächtnisses, dass sich ungefragt zu Wort meldet). Dabei muss man bedenken, dass die Abgabe an das Archiv bei einem Jugendverband einer anderen Praxis folgt, als ich es von großen Verwaltungen mit langer Tradition kenne (Staat, Kirche), d.h. sie erfolgt kurzfristiger und oftmals auch spontan, auf jeden Fall aber bei Amtswechseln. Die Amtszeit eines BDKJ-Bundesvorstandes beträgt in der Regel drei bis sechs Jahre. Unter „Thema“ fällt zudem selbstverständlich auch ein bevorstehender „Gedenktag“, was konkret im meinem Fall vor allem das 100-jährige Bestehen des DJK-Sportverbandes im Jahr 2020 bedeutet. Auch wenn Archivarinne und Archivare manches mal mit leicht pikiertem Unterton erwähnen, dass man sich nur dann des Archivs erinnert, wenn es ein Jubiläum zu feiern gibt, so muss man ehrlicherweise aber auch sagen, dass Gedenktage immer eine gute Gelegenheit für die Öffentlichkeitsarbeit sind und helfen, den Nutzen des Archivs auch den geschichtsferneren Kreisen der Vorstände zu verdeutlichen. An dieser Stelle muss ich allerdings die katholische Jugend davon ausnehmen: Ihr Geschichtsbewußtsein ist deutlich ausgeprägter als ich es bei anderen Aktiven und Verantwortlichen in der katholischen Kirche erlebt habe.

Nun, die Ausführungen über diesen Spagat zwischen Recherche und Verzeichnen können sicherlich alle Verbandsarchive, alle Ein-Personen-Archive bestätigen, ganz gleich ob sie kirchlich sind oder nicht. Doch stellt sich für uns immer auch die Frage nach dem, was ein kirchliches Archiv ausmacht. Vieles dazu findet sich in dem Text der Päpstlichen Kommission für die Kulturgüter zur Pastoralen Funktion der kirchlichen Archive. Im Zusammenhang mit dem Thema dieses Referates möchte ich abschließend dazu folgendes anmerken: Wenn man sich den Satz „Der Sabbat ist für den Menschen da, nicht der Mensch für den Sabbat“ vor Augen führt, so bedeutet dies, dass auch diese genannten Kriterien nicht um ihrer selbst willen existieren, sondern als Hilfsmittel gedacht sind und auch nur als solche betrachtet werden dürfen. Nie darf der Mensch, der an uns eine Anfrage richtet, aus dem Blick geraten. Da wir für ihn tätig sind, kann es also immer Situationen geben, wo aus guten Gründen alle Schritte anders getan werden. Denn wir Archivarinnen und Archivare kirchlicher Archive sind Christinnen und Christen und das darf nicht nur, sondern das muss der Archivnutzer auch spüren.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

 

Vom Nutzen der Archive… Fortbildung der Bundeskonferenz der Kirchenarchive, Paderborn 19.-21.1.2015


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