Wie beginnen?

KellerDer Weg zum Aufbau eines Archivs führt oft zunächst in den Keller oder in einen abgelegenen Raum, in dem es meist in etwa so aussieht wie auf dem Foto. Um daraus ein Archiv erstehen zu lassen gilt es mehrere Schritte zu tun. Dabei vergessen Sie aber bitte nie: Sie sind nicht die Ersten und Sie sind nicht allein. Fragen Sie bei Archiven um Rat und nach Unterstützung.

Schritt 1: Beauftragen Sie eine Person, die die Aufgabe übernimmt. Wenn kein Archivar oder Archivarin eingestellt werden kann, besteht für katholische Träger die Möglichkeit, Mitarbeitende an dem Volkersberger Kurs teilnehmen zu lassen. Dieser wird kostenpflichtig von der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive in Zusammenarbeit mit dem KSI angeboten und umfasst neben Blockphasen auch Module, die einzeln als Weiterbildung gebucht werden können. Ein spezielles Modul für Archive von Verbänden und Organisationen gibt es – anders als für Orden – leider nicht.

Schritt 2: Machen Sie eine Bestandsaufnahme, d.h. stellen Sie fest, was wo liegt. Dabei kann auch gleich der Zustand der potentiellen Archivalien (Schimmelbefall) in den Blick genommen werden.

Schritt 3: Beschaffen Sie das richtige Arbeitsmaterial: Archivkartons, Jurismappen, Köcherboxen, Enthefter, Schutzmasken, Handschuhe und dergleichen mehr. Für dieses Material gibt es spezielle Anbieter. Es ist wichtig darauf zu achten, bei Fachfirmen zu kaufen. Im Büroartikelhandel gibt es zwar viele und meist deutlich preiswertere Archivkartons, die aber nicht aus säurefreiem Karton hergestellt sind und daher auf Dauer das Papier schädigen.

Schritt 4: Wählen Sie einen Raum aus und berechnen Sie die Regalfläche. Magazinräume sind dunkel und klimatisert – im Idealfall 19 ° C und haben eine Luftfeuchtigkeit von 50-60%. Dies können die Räume katholischer Organisationen aber eher nicht bieten. Es fehlen meist die Mittel, um diese speziellen Magazinräume zu bauen. Achten Sie daher vor allem darauf, dass der Raum trocken ist und nicht allzu großen Temperaturschwankungen ausgesetzt ist. Dachräume eignen sich deshalb eher nicht für das Archiv (auch wegen der Brandlast). Gehen Sie dann lieber in einen trockenen Keller. Sollten Sie das Archiv in einem Raum mit Fenstern unterbringen müssen, können Sie eventuell UV-Schutzfolien anbringen.
Besondere Vorsicht ist bei Filmen angesagt: Schauen Sie sich diese an und bitten Sie im Zweifelsfall ein Facharchiv in Ihrer Nähe um Hilfe. Sollten Nitrofilme in Ihrem Bestand sein, können sich diese entzünden und explodieren. Erste Informationen dazu finden Sie auf der Seite des Bundesarchivs.

Schritt 5: Wählen Sie die Software, also ein Datenbankprogramm, aus, in dem die Archivalien verzeichnet werden. Dafür gibt es spezielle Software, die aber dass Budget durchaus belasten kann. Alternativ kann mit Access gearbeitet werden, das die meisten sicher auf ihrem Rechner haben.

Schritt 6: Erstellen Sie einen Archivplan. Wenn ein Aktenplan vorliegt kann man sich an diesem orientieren, was vieles erleichtert. Wenn es allerdings ausschließlich eine Sachbearbeiterablage gibt, orientiert man sich am besten an der Organisationsstruktur.

Abschließend noch ein Tipp: Legen Sie gleich auch eine Chronik an. Sobald Sie relevante Daten in den Akten entdecken, tragen Sie diese ein. Diese Informationssammlung wird nicht nur die Pressestelle zu schätzen wissen (Jubiläen, Gedenktage). Vergessen Sie aber nicht, sich zu notieren, wo Sie die Information gefunden haben.


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