Können Akten ohne Einschränkungen sofort eingesehen werden?

Auch wenn es die Aufgabe von Archiven ist, Akten zugänglich zu machen, so gilt es dennoch dabei einige Regeln zu beachten. Archivgut unterliegt bestimmten Schutzfristen, die früher Sperrfristen genannt wurden. Sie sind in der die Kirchlichen Archivordnung (KAO) Paragraph 9 und 10 geregelt. Darüber hinaus gelten selbsterständlich die Datenschutzbestimmungen.

Im Regelfall beträgt die Schutzfrist 40 Jahre nach Schließen der Akte. Wenn die Akte also am 28. März 2014 geschlossen wurde, kann ein/e Nutzer/in sie frühestens am 29. März 2054 im Archiv einsehen. Bei personenbezogenem Archivgut beträgt die Schutzfrist ebenfalls 40 Jahre, aber nicht vor Ablauf von 30 Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder 120 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person (wenn das Todesjahr nicht bekannt ist) oder 70 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todes- noch das Geburtsjahr bekannt ist. Gesonderte Regelungen gelten für Archivgut, das besonderen kirchlichen oder staatlichen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, Unterlagen, die bereits veröffentlicht wurden und personenbezogenes Archivgut, das Amtsträger in Ausübung ihrer betrifft. Hier gilt es also besonders hinzuschauen. Alle Schutzfristen gelten aber nicht für die abliefernde Stelle (vgl. KAO § 9). Unter bestimmten Umständen können die Schutzfristen auch verkürzt werden. Dafür müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein und zudem gesonderte Genehmigungen erteilt werden (vgl. KAO § 10).

Hier noch einmal die Schutzfristen im Überblick

  1. 40 Jahre nach Abschluss der Akte
  2. Bei personenbezogenem Archivgut:
    40 Jahre, aber nicht
    vor Ablauf von 30 Jahren nach dem Tod der betroffenen Person
    oder
    120 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person (wenn das Todesjahr nicht bekannt ist)
    oder
    70 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todes- noch das Geburtsjahr bekannt ist.
  3. Gesonderte Regelungen gelten für Archivgut,
    das besonderen kirchlichen oder staatlichen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt,
    Unterlagen, die bereits veröffentlicht wurden
    personenbezogenes Archivgut, das Amtsträger in Ausübung ihrer betrifft.

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