Nicht suchen – finden! Aber wie?

Fotokiste„Das haben wir irgendwo…“ ist selbstverständlich kein Satz, den man in einem Archiv hören will. Alle Unterlagen müssen ohne Suche gefunden werden und erhalten dazu eine eindeutige Signatur. Darüberhinaus werden die Bestände verzeichnet. Das bedeutet, das bestimmte Angaben erfasst werden, die Auskunft über den Inhalt, den Zeitraum und dergleichen enthalten.  Früher wurden Karteikarten oder Büchern erstellt, heute werden dafür Datenbanken genutzt. Auf dem Softwaremarkt steht eine Auswahl spezieller Programme zur Verfügung.* Wer diese aus Kostengründen nicht kaufen kann, kann jedoch auch selbst eine Datenbank mit einem Officeprogramm erstellen.

Die Erschließung erfolgt meist nach dem sogenannten Provenienzprinzip, d.h. nach der Herkunft der Akten. Das sogenannte Pertinenzprinzip, d.h. die Ordnung nach Sachinhalten, wird selten angewandt, da hierfür Aktenbestände verschiedener Herkunft zusammengeführt werden müssen. Dabei steht in der Regel der Arbeitsaufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Die Einträge im Findbuch gliedern sich in
–     Bestandsname
–     Kürzel
–     lfd. Nummer
–     Kurzbeschreibung
–     Laufzeit
–     Enthält-Vermerk
–     Darin-Vermerk

Bestandsname, Kürzel, lfd. Nummer, Kurzbeschreibung und Laufzeit müssen immer angegeben werden. Während im Enthält-Vermerk Erläuterungen zur Kurzbeschreibung gemacht werden, enthält der Darin-Vermerk Angaben zu Inhalten, die nicht in der Akte vermutet werden.

 

*Das Blog kann und will keine Werbung machen. Dennoch seien hier für Neueinsteiger drei der gängisten Programme genannt (in alphabetischer Reihenfolge, also keine Wertung): Acta pro, Augias und Faust.


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