Elektronische Akte und Digitales Archiv

TippDer Verband kirchlicher Archive in der Arbeitsgemeinschaft der Archive und Bibliotheken in der evangelischen Kirche hat nun die Schrift „Von der Elektronischen Akte zum Digitalen Archiv“ veröffentlicht. Das Heft ist eine nützliche Hilfe für alle, die sich näher mit dem Thema beschäftigen wollen.
Es ist zu beziehen bei:
Landeskirchliches Archiv
Postfach 2269
76010 Karlsruhe
E-Mail archiv@ekiba.de

Tag der Archive 2016

TippDer Tag der Archive 2016 wird am 5. und 6. März stattfinden. Mit dieser Veranstaltung soll bundesweit die Öffentlichkeit über die Arbeit der Archive informiert werden. Alle Archive sind aufgerufen, sich daran zu beteiligen. Wer noch nie mitgemacht hat, nimmt am besten Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen vor Ort auf. Aus Erfahrung kann man sagen: Der Tag lohnt sich.
Übrigens: Am 16. November 2015 geht die neue Website zum Tag der Archive online.

Ehrenamt und Versicherung

TippWer die Unterstützung von Ehrenamtlern im Archiv einplant, sollte auch an den Versicherungsschutz denken. Sollte dieser nicht bereits über den Verband gewährleistet sein, raten Fachleute, eine Sammelversicherung abzuschließen (Haftpflicht-, Unfall- und Rechtsschutzversicherung). Die Prämie beträgt pro Person jährlich ca 2,00 € bis 2,50 €, ist also durchaus finanzierbar. Mehr erfahren Sie u.a. hier.

Schutzfristen und Ökumene

TippLaut der Kirchlichen Archivordnung der katholische Kirche beträgt die Schutzfrist in der Regel 40 Jahre. (1) Bei Akten ökumenischer Arbeitskreise sollten die Schutzfristen der evangelischen Kirche ebenfalls bedacht werden. Da diese anders als die katholische Kirche keine in ganz Deutschland gültige Archivordnung hat, gilt es jeweils für die entsprechende Landeskirche nachzuschauen.

(1) Zu den Ausnahmen siehe Beitrag „Können Akten ohne Einschränkung sofort eingesehen werden?“

Ausnahmen bestätigen die Regel

NeuigkeitenWas einmal im Archiv ist, bleibt auch dort. Wer es also ein bestimmtes Dokument sehen möchte, muss das Archiv aufsuchen, das dieses hütet. Es gibt aber immer wieder gute Gründe mit dieser Regel zu brechen. So hatte nun der polnische Generalkonsul das Versöhnungsschreiben der polnische Bischöfe an die deutschen Bischöfe vor einigen Wochen per Diplomatenpost nach Warschau transportieren lassen, damit es im Sejm ausgestellt werden konnte. Mittlerweile ist die Archivalie wieder sicher an ihrem Aufbewahrungsort, dem Historischen Archiv des Erzbistums Köln. Da das Archiv immer wieder Ausstellungsanfragen erreichen, wird nun ein Faksimile des 50 Jahre alten Dokumentes erstellt.

vgl. Pressemitteilung des Erzbistums Köln 4. August 2015

EAD – Was ist das?

FrageHinter der Abkürzung EAD (Encoded Archival Description) verbirgt sich ein Standard zur Kodierung von Online-Findbüchern. Auf der Website des Bundesarchivs gibt es dazu eine kurze Erläuterung mit Links zu weiterführenden Informationen. Wer seine Findmittel online stellen möchte, sollte sich damit unbedingt näher beschäftigen bevor er/sie mit der Arbeit beginnt.

Ludwig Sütterlin

archivekodAm 15. Juli 1865, also vor 150 Jahren, wurde der Graphiker und Pädagoge Ludwig Sütterlin geboren. Generationen lernten die von ihm entwickelte Schrift bis sie 1941 abgeschafft wurde. Viele Archivnutzer stehen heute hilflos vor Dokumenten, die in der nach ihm benannten Schrift oder der Deutschen Schrift verfasst wurden. Im Netz gibt es Angebote, die Schrift zu lernen; eine Recherche dazu lohnt also.

Klebestreifen – keine gute Idee

IMG_1440Gutmeinende flicken angerissenes Papier oftmals mit Klebestreifen. Nach einiger Zeit fällt dieser jedoch ab und hinterlässt braune Streifen auf dem Papier. Er kann aber auch färben, durchschlagen, sich mit dem Papier verbinden und die Ränder des Streifens können „auslaufen“. Es ist daher dringend zu raten, kleine Risse nur mit speziellen Klebestreifen zu reparieren (filmoplast). Sie gibt es in jedem Archivfachhandel. Größere Schäden gehören in die Hände von Restauratoren.

 
Hier ein Beispiel für die Folgen von Klebenstreifen:
Der Brief wurde auf der Rückseite geklebt (Bild 1). Auf der Vorderseite sind die Streifen deutlich zu sehen (Bild 2), und die Schrift wurde dadurch in Mitleidenschaft gezogen. An den Rändern ist der Klebestreifen „ausgelaufen“ und hat sich mit dem Papier geradezu verbunden (Bild 3).

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Haftnotiz

Post it BlogSie sind aus dem Büroalltag kaum wegzudenken: Haftnotizen. Meist enthalten sie einen Hinweis für die Ablage oder den nächsten Arbeitsschritt und sollen nur für kurze Zeit auf dem Papier bleiben. Doch in der Praxis sieht es anders aus: Sie landen mitsamt dem Vorgang in der Akte und schließlich im Archiv. Dann gibt es zwei Möglichkeiten:
1) Die Haftnotiz wird trocken und der Zettel fällt heraus. Sollte doch einmal Wichtiges darauf stehen, ist die Information kaum mehr zuzuordnen und damit unbrauchbar geworden.
2) Fest eingeklemmt zwischen anderen Unterlagen bleibt die Haftnotiz auf dem Papier und verfärbt dieses (siehe Beispiel).
Fazit: Minimieren Sie den Einsatz von Haftnotizen und nehmen Sie diese sobald als möglich heraus.

Post it 03

Entmetallisieren

IMG_1295Um Heftklammern zu entfernen gibt es verschiedene Hilfsmittel: die Zange und den Enthefter-Stift. Vor allem bei dünnem oder altem, brüchigem Papier hat sich der Enthefter-Stift bewährt.

 

 

Mit ihm werden die beiden hinteren Klammerteile zunächst aufgebogen …

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… und dann von oben aus dem Blatt herausgezogen.

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Die Enthefter-Stifte sind wie die Zangen im Bürofachhandel erhältlich.

Das Ein-Personen Archiv im Spannungsfeld zwischen Recherche und Verzeichnung

SkriptDieser Vortrag wurde auf der Fortbildungsveranstaltung der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive am 20. Januar 2015 in Paderborn gehalten.

 Das Ein-Personen Archiv im Spannungsfeld
zwischen Recherche und Verzeichnung

Dienstag, 20.01.2015 – Vortrag 10
Maria Wego M.A., Jugendhaus Düsseldorf

Wie es im Titel bereits heißt, steht ausschließlich das Ein-Personen-Archiv im Mittelpunkt der nun folgenden Ausführung. Sie sind geprägt von meinen Erfahrungen in einem Ein-Personen-Archiv einer katholischen Organisation – welche Besonderheiten dies mit sich bringt, werde ich noch aufzeigen – und so möchte ich kurz ein paar Worte über das Archiv des Jugendhauses Düsseldorf verlieren: Es umfasst das Historische Archiv der Bundesstelle des Bundes der Deutschen Katholischen Jugend (BDKJ) und seiner Vorgängerorganisationen, des Jugendhauses Düsseldorf und des Sportamtes des DJK-Sportverbandes. Träger des Archivs ist das Jugendhaus Düsseldorf, das wiederum neben dem BDKJ auch von der Arbeitsstelle für Jugendseelsorge der Deutschen Bischofskonferenz (afj) getragen wird. Zu den Aufgaben des Referates gehören ferner die Bibliothek und die Dokumentation sowie alles, was unter „Wissensmanagement“ zu fassen ist. „Das Ein-Personen Archiv im Spannungsfeld zwischen Recherche und Verzeichnung“ weiterlesen

Archive und ihre pastorale Aufgabe

Arbeitshilfe1998Einige Anmerkungen aus der Praxis eines Archivs einer katholischen Organisation

In der Arbeitshilfe Nummer 142 der Deutschen Bischofskonferenz ist das Schreiben der Päpstlichen Kommission für Kulturgüter vom 2. Februar 1997 veröffentlicht, dessen Lektüre ich empfehlen möchte. Hier werden grundlegende Aspekte des katholischen Archivwesens dargelegt und in den Kontext der Aufgaben der Kirche gestellt. Auf einen der vielen darin genannten Aspekte möchte ich näher eingehen, weil er meines Erachtens zu wenig Beachtung findet: den der identitätsstiftenden Bedeutung des Archivs. In dem „Archive und ihre pastorale Aufgabe“ weiterlesen

Was sind Zimelien?

Gestapo-Siegel am Jugendhaus Februar 1939
Polizeisiegel, das bei der Schließung des Jugendhausess Düsseldorf durch die Nationalsozialisten am 6. Februar 1939 an der Tür angebracht wurde.

Wer mit Archivarinnen und Archivaren spricht, hört gelegentlich dieses meist mit einem Hauch von Stolz und Achtung ausgesprochene Wort: Zimelien. Auch wenn dieser Begriff – alle, die des Griechischen mächtig sind, mögen diese Bemerkung verzeihen – vielleicht an eine besondere, weitgehend unbekannte Blume denken lässt, so handelt sich dabei doch um Gegenstände. Zimelien werden in Archiven besondere Stücke genannt, die aus verschiedenen Gründen eine Kostbarkeit darstellen (das Wort stammt von griech. Keimelion = Kleinod). Manche Archive präsentieren ihre Zimelien auf der Archiv-Website, wie beispielsweise das Archiv der Martin-Luther-Universität. Doch oft gewährt der Archivar oder die Archivarin nur bei Führungen einen Blick auf diese Schätze.